Terug

Over het werk

Vanuit Bureau Vrijwilligerszaken organiseren en coördineren wij het vrijwilligerswerk in het UMC Utrecht. Zo hebben wij een aantal uitgangspunten geformuleerd waar het vrijwilligerswerk aan moet voldoen. Voor u een handige leidraad. Lees hieronder alles wat u nodig heeft tijdens uw werk, zoals het serviceplan, uw contactpersoon, scholingsmogelijkheden en werkoverleg.

Uitgangspunten

  • Vrijwilligerswerk is een aanvulling op hetgeen beroepskrachten doen. Er worden geen taken door vrijwilligers gedaan waarvoor normaal gesproken betaalde krachten worden aangesteld.
  • Vrijwilligers in het UMC Utrecht vormen een aparte discipline met eigen taken en verantwoordelijkheden. Specifieke taken en verantwoordelijkheden zijn per activiteit vastgelegd in serviceplannen die regelmatig worden bijgesteld.
  • Vrijwilligers hebben hart voor de zaak, een servicegerichte instelling, een welgemeende belangstelling voor mensen en zijn betrouwbaar, discreet en oprecht in hun benadering.
  • Een vrijwilligersactiviteit moet voldoen aan bepaalde voorwaarden. Zo moet er sprake zijn van een goede begeleiding op de werkvloer en goede mogelijkheden voor samenwerking tussen beroepskrachten en vrijwilligers. Diensten van vrijwilligers moeten direct ten goede komen aan de patiënt.
  • Vrijwilligerswerk is onverplicht. De vrijwilliger kiest in vrijheid voor het verrichten van vrijwilligerswerk binnen een bepaalde activiteit in het UMC Utrecht. Deze vrije keus brengt wel verplichtingen met zich mee. Er is daarbij geen sprake van een arbeidsovereenkomst of aanstelling bij het UMC Utrecht in de zin van de CAO Universitair Medische Centra. Wel zijn bepaalde UMC-regelingen voor betaalde medewerkers ook van toepassing voor vrijwilligers en worden er met vrijwilligers aparte afspraken gemaakt waaraan zij zich moeten houden.
  • Het vrijwilligerswerk wordt niet betaald. Er wordt geen tegenprestatie in de vorm van materiële beloning of betaling van de werkzaamheden gegeven. Vrijwilligers krijgen wel een reiskostenvergoeding en kunnen gebruik maken van een aantal voorzieningen in het UMC Utrecht.

In het UMC Utrecht zijn een aantal uitgangspunten geformuleerd waaraan het vrijwilligerswerk moet voldoen:

  • Vrijwilligerswerk is werk dat in enig georganiseerd verband onverplicht en onbetaald wordt verricht ten behoeve van anderen of de samenleving.
  • Het vrijwilligerswerk in het UMC Utrecht wordt georganiseerd en gecoördineerd vanuit het Bureau Vrijwilligerszaken. Het vrijwilligerswerk is decentraal georganiseerd. Vrijwilligers worden ingezet op verzoek en met instemming van beroepskrachten. Een afdeling, divisie of dienst bepaalt of er met vrijwilligers wordt gewerkt en zo ja, welke taken vrijwilligers moeten gaan uitvoeren; uiteraard binnen de voorwaarden en uitgangspunten die hiervoor in het UMC Utrecht zijn gesteld.

Organisatie en coördinatie vinden plaats in nauwe samenwerking met de leiding van de betreffende afdeling. Het Bureau Vrijwilligerszaken is verantwoordelijk voor de uitvoering van de vrijwilligersactiviteit in haar totaliteit, terwijl de operationele aansturing van de vrijwilligers de verantwoordelijkheid is van een leidinggevende van de betrokken divisie of dienst.

Serviceplan

Voordat een vrijwilligersactiviteit start, maakt Bureau Vrijwilligerszaken eerst een serviceplan. Dit gebeurt in overleg met de leidinggevende van de afdeling. In dit plan worden afspraken vastgelegd over onder meer verantwoordelijkheden en taken op die bepaalde werkplek.

Een serviceplan is gebaseerd op het UMC-beleid met betrekking tot vrijwilligerswerk. Het is een overeenkomst tussen het Bureau vrijwilligerszaken en de betrokken divisie, directie of dienst.

Vrijwilligersgroepen

In het UMC Utrecht is het vrijwilligerswerk georganiseerd in diverse vrijwilligersactiviteiten. De vrijwilligers werken in een vrijwilligersgroep met een vaste samenstelling. Zij werken in teamverband en voeren hun taak zelfstandig uit, aan de hand van de serviceplannen.

Sommige groepen werken voor één afdeling, andere groepen werken onder leiding van een afdeling of dienst voor meerdere afdelingen

Contactpersoon

Iedere vrijwilligersgroep heeft een contactpersoon. Deze vrijwilliger is het eerste aanspreekpunt voor de andere vrijwilligers, de leidinggevende en de manager vrijwilligerszaken.

De contactpersoon zorgt voor continuïteit in de groep en coördineert bij vervangingsproblemen. Ook zorgt hij of zij voor het inwerken van nieuwe vrijwilligers en draagt zorg voor de algemene ondersteuning van de activiteit. Aan een contactpersoon worden aanvullende eisen gesteld.

Een contactpersoon moet:

  • In staat zijn tot overzicht van het totaal
  • Affiniteit hebben met de taken van contactpersoon en betrokken zijn bij de activiteit als geheel
  • Over coördinerende vaardigheden beschikken
  • Ervaring hebben in het uitvoerend werk

Werkoverleg

Bij de vergadering zijn aanwezig: de vrijwilligers van de betreffende groep, de leidinggevende en eventueel andere betrokkenen van de afdeling, de manager vrijwilligerszaken en/of de operationeel coördinatoren van het Bureau Vrijwilligerszaken.  

De vergadering heeft de functie van werkoverleg. Er is ruimte voor informatie-uitwisseling en is bedoeld om onderling contact en betrokkenheid te vergroten.

Thema's

Tijdens de vergadering komen regelmatig thema's aan bod die relevant zijn voor vrijwilligers van die specifieke activiteit. Hierdoor wordt de deskundigheid van de vrijwilligers vergroot. Dit helpt om de betrokkenheid en invoelingsvermogen naar de doelgroepen van een afdeling verder te vergroten.

Het gaat bij deze thema's niet om het verstrekken van medische of verpleegkundige informatie. Dit blijft uiteraard voorbehouden aan de betreffende zorgverleners. 

Minimaal twee keer per jaar is er een vergadering met elke vrijwilligersgroep. Het Bureau Vrijwilligerszaken organiseert deze vergadering en verzorgt het voorzitterschap en de notulering.

Scholing

Aan vrijwilligers worden bij werving en selectie geen opleidingseisen gesteld. Sinds 1993 is wel de Basistraining Vrijwilligerswerk verplicht gesteld voor nieuwe vrijwilligers. Deze training wordt verzorgd door een externe trainer in opdracht van het Bureau Vrijwilligerszaken.

De training bestaat uit twee dagdelen. Door theorie, uitwisseling en oefening is er aandacht voor de manieren waarop vrijwilligers kunnen reageren en communiceren in situaties waar ze in hun werk mee te maken krijgen.

De training wordt - afhankelijk van het aantal nieuwe vrijwilligers - één à twee keer per jaar gegeven.

Naast de basistraining organiseert Bureau Vrijwilligerszaken regelmatig workshops over uiteenlopende onderwerpen, waarvoor vrijwilligers zich kunnen opgeven. 

Financiën

Het Bureau Vrijwilligerszaken draagt zorg voor alle faciliteiten die te maken hebben met het vrijwilligerswerk in het algemeen, zoals administratiekosten, vergaderaccommodatie, scholing en reiskosten van vrijwilligers. Het bureau heeft hiervoor een eigen budget.

De betreffende divisie of dienst draagt zorg voor de kosten van faciliteiten die nodig zijn voor een adequate vervulling van de vrijwilligerstaken op de afdeling, zoals een garderoberuimte, een werkruimte of een balie.